透明度已不仅仅是一个商业流行语——它是跨公司的一项重大运营运动。以工作流管理和自动化的概念为例。对于试图简化流程和提高效率的组织而言，它们变得越来越有价值。

控制和监视工作流有很多好处。使用基于云的工作流管理软件来跟踪和指导协议和项目的企业在报告方面往往更容易。正确的基于 Web 的项目管理软件还可以一目了然地显示任何工作流程，这有助于快速识别问题和障碍。

工作流管理软件的另一个主要优势是它能够在更广泛和更微观的层面上提供实时可见性。例如，远程工作人员可以进行所有其他授权用户立即可见的更新。这让每个人都感到“知情”，从而使员工能够做出更快、更有知识支持的决策。

将工作流管理系统集成到运营中还使雇主能够发现重复性任务。就生产力而言，这些重复性任务会占用对利润贡献更大的活动的时间。

自动化、审计等

创新地使用其工作流管理软件的公司能够发现工作流自动化的更多机会。由于工作流自动化无需人工干预即可处理某些任务，因此可以解放工作人员并减少出错的机会。随着时间的推移，自动化工作流解决方案可以帮助提高关键绩效指标 (KPI)。

此类自动化的一种应用是部门工作单。无需在各方之间手动通过电子邮件发送订单以获得批准签名，可以对自动化工作流程进行编程，以通过特定的授权链发送新订单。当每个人都对工作订单进行数字签名时，它可以无缝地进入下一步。这种类型的自动化可以提高审批速度并提供完整的审计跟踪。

自动化审计追踪

审计跟踪很有价值，这已经不是什么秘密了，因为它们提供了易于检索、透明的基本信息记录。审计跟踪消除了通常与尝试查找从记录保存到税务文件的任何数据相关的痛点。审计跟踪还可以降低财务欺诈或不准确的风险。

公司如何利用其自动化工作流管理流程开始构建审计跟踪？一个简单的三步过程可以让球滚动。

确定您要审核的内容。

并非所有内容都需要由工作流管理软件审核。最好练习分类以防止您的审计失控。首先通过检查每月、每季度和每年生成的任何报告来确定公司的主要审计需求。列出这些报告后，您可以使用该信息来确定您可能希望通过自动化工作流管理系统衡量的 KPI。

制定审查审计跟踪的计划。

工作流管理软件将自动收集审计跟踪数据，但这并不意味着您应该忽略这些数据。各地的公司都了解审计跟踪的重要性，任何相关报告都值得您关注。这样，您就可以确保获得所需的信息。您还可以使用这些签入来查找任何异常或调整任何审计跟踪数据收集需求。

弄清楚审计追踪数据“存活”多久。

并非所有为审计跟踪收集的数据都需要永久保留。许多公司清除特定数据，例如工资单信息或从未返回的客户的详细信息。他们通常还会在特定时间段（例如每 10 年）之后清除数据。弄清楚如何归档与审计相关的数据以及何时清除它应该是每个内部审计自动化流程的一部分。

通过基于 Web 的软件使任何工作流程系统自动化的能力使各种规模的公司都可以在高度透明的情况下保持竞争力。不过，自动化不应仅限于将项目快速移动到终点线。它还可以帮助提供审计跟踪，为公司的福祉、财务健康和员工提供额外的安全性和清晰度。