电子邮件是一项伟大的发明，它同时让生活变得更轻松和更艰难。能够即时发送消息很棒。但是，被太多电子邮件淹没太容易了。

你能做些什么来处理每天收到的所有电子邮件？如果您将电子邮件用于业务，那么控制您的电子邮件通信就更为重要。

丢失、未打开或不合理的电子邮件可能意味着失去机会。

充分利用电子邮件的 5 种方法

您希望您的电子邮件对您有用，而不是对您不利。您希望您的电子邮件更加有效。以下是一些让电子邮件在更短的时间内完成更多工作的提示：

电子邮件自动化和人工智能

电子邮件自动化是一种技术工具，可以帮助处理处理电子邮件的一些重复方面。下面的许多解决方案都是电子邮件自动化的类型，但我们认为这个概念很重要，足以保证它自己的呼唤。

如果您使用的电子邮件软件没有为您提供所需的自动化功能，请考虑寻找其他解决方案，以帮助您在改善业务和销售的同时使您的生活更轻松。

无论是更好的过滤还是人工智能帮助您在打字时完成您的想法，电子邮件自动化都可以加快您的在线通信工作流程。

人工智能 (AI) 确实是电子邮件的下一次进化。自动完成电子邮件只是一个开始，因为人工智能最终会帮助我们回复电子邮件。这将带来一些有趣的困境，因为谷歌最近面临着决定使其电子邮件人工智能更加“性别中立”的决定，以避免冒犯人们，例如，假设技术工人可能是男性。

日历安排

这些天每个人似乎都有一个紧凑的日程安排，这使得计划会议成为一场真正的噩梦。当人们在对日期和时间的冗长的来回讨论中不断地“折腾”时，电子邮件会使情况变得更糟。

该功能甚至可以防止可怕的双重预订。如果客户选择的时间已满，该工具会立即提醒他们该时间不再可用，因此他们可以选择一个空闲的时间段。

一键预约设置可以节省数小时来回安排电子邮件的时间，并帮助您的组织看起来专业。

电子邮件提醒

电子邮件提醒有两种基本形式：您发送给客户、客户或同事的提醒，以提醒他们即将进行的销售、活动或会议；或发送给您自己以提醒您完成工作的提醒。

后一种类型的“电子邮件提醒”可能就像“小睡”按钮一样简单，它会在预定义的时间段后将电子邮件发送到队列的顶部。

无论您使用何种类型的提醒，请记住存在许多技术可帮助您自动执行这些任务。

为常见问题创建模板

如果您不断向您的电子邮件潜在客户反复发送相同的信息，请采纳此极好的建议并提前准备好常见问题解答（常见问题）。然后，您可以将常见问题解答转换为电子邮件模板。提出常见问题后，您可以提取正确的模板进行发送，从而节省了一遍又一遍地编写相同答案的时间。

保护您的电子邮件

您可能没有意识到这一点，但许多电子邮件提供商并没有为您的出站电子邮件提供太多安全措施。最初的电子邮件协议 SMTP 代表“简单邮件传输协议”，它不加密电子邮件。事实上，所有通过 SMTP 发送的电子邮件，除非事先用特殊软件加密，否则都是原始发送的——任何拥有拦截正在发送的 SMTP 电子邮件的正确软件的人都可以阅读它。

这也意味着可能正在运行您的网站和电子邮件的系统管理员，例如在处理您的网络托管的公司工作的那些人，可以阅读您的电子邮件。这意味着标准电子邮件不是很私密！这就是为什么您永远不想通过电子邮件发送信用卡号的原因。

您可以通过电子邮件提高工作效率

虽然有时被称为老派，但电子邮件不会很快消失。通过充分利用可用技术，您可以更高效地处理电子邮件。从 AI 支持到加密，电子邮件可以得到更好的管理和更安全。