电子邮件是最流行的商务沟通方式。当然，我们已经看到像Slack和Skype这样的消息传递平台越来越受欢迎，员工总是总是很快拿出手机并发送短信，但是在业务交互方面，电子邮件仍然是最重要的。平均而言，每天的电子邮件用户每天收到147条消息，并花费大约两个半小时阅读，回复和处理这些笔记。通常，这些消息中的12条需要大量工作，仅工作日就需要90分钟。由于电子邮件的突出，我们决定进行研究进入用户通过该工具是如何工作的，占用时间最多的哪些方面，什么是产生最多响应的最佳实践。
考虑到我们在电子邮件上花费了多少时间，重要的是优化策略并开发有效的过程以产生结果（即响应）。使用电子邮件时，大多数时间都花在了决策，工作和制定响应上，因此您将要认识到每个操作花费的时间并解决最重要的方面。平均而言，写一封电子邮件的时钟时间为72.3秒（即一分钟多一点），考虑到我们每天发送约40封邮件，时间很快就累加了。删除电子邮件几乎不需要时间，只有3.2秒，而处理我们是否要存档的电子邮件则要花费更长的时间，即7.3秒。使用第三方服务推迟发送电子邮件的电子邮件用户决定，他们宁愿在大约10秒钟后的某个日期答复该笔记。当他们收到那些曾经被推迟的电子邮件时，
知道通过电子邮件花费多少时间对于整体日常工作效率很重要，但是您还需要确保自己也在努力获得对邮件的实际回复。考虑以下以数据为依据的提示，以起草更好的电子邮件并获得所需的回复：
- 情绪激动地写：您可能会认为肯定的电子邮件比否定的电子邮件产生更多的响应，但实际上，您要避免使用中性电子邮件。相对于完全中立的电子邮件，轻微到中等程度的积极或轻微到中等程度的否定的电子邮件获得的响应多10-15％，因此请不要担心会增加一些情绪。但是，在情感方面不要过度处理-过于积极的电子邮件的响应率与中立的电子邮件相似，并且没有理由发送充满消极情绪的电子邮件，因为毕竟，没有人希望成为一个混蛋！
- 保持简短：您要确保传达信息，但通常来说，您要使电子邮件保持简短且准确，最有效的点在50到125个字之间。这应该给您一个半到两个半段的段落来编写您的消息，或者给您足够的空间以使您的观点不受干扰。不过，不要太短很重要，因为25字的电子邮件和2,000字的邮件一样有效！
- 上面的规则也适用于您的主题：询问任何电子邮件营销人员有关测试主题行的信息，他们将告诉您在设计具有高打开率和高响应率的电子邮件广告系列中，这是多么关键的一步。最佳长度是令人惊讶的三到四个字。无论长度如何，都必须包含某种主题行，只有14％的没有主题的邮件会收到答复！同样，使用诸如“申请”，“机会”，“连接”和“取消”之类的词语，同时避免确认，加入，协助和邀请以获得理想的响应结果。
- 提出一些问题：包含一到三个问题的电子邮件比完全没有任何问题的电子邮件得到回复的可能性高50％，因此您需要向收件人询问一些问题。话虽这么说，您不想问太多问题，也不会用问题轰炸，因为包含八个或更多问题的邮件比仅包含三个问题的邮件得到回复的可能性要低20％。因此，请务必提出要求，但不要过分！
- 表现出一定的主观性：无论是在我们的研究W上的响应^ h ERE积极或消极的是未知的，但很显然，主观性得到响应要紧。主观回应或表达某种意见的回应显示出较高的回应率，因此在适当的时候，分享您的想法并避免过分“公正”的写作风格。
- 时间安排很重要：您可能会认为，发送电子邮件的理想时间是在工作日的开始，即早上8:00至9:00，但实际上更早一些（可能是因为在工作日开始之前，您重新陷入了电子邮件超载的状态）。研究表明，凌晨5:00和6:00之间是阅读电子邮件的理想时间。如果您在工作日期间发送电子邮件，请在午餐时间之后进行准备，这是收件人的食物饱满并准备好迎接第二次狂风。
这些提示应有助于鼓励收件人的回复，但您还需要采取步骤，以确保您的邮件确实进入他们的收件箱，并避免出现可怕的垃圾邮件文件夹。在大多数情况下，垃圾邮件过滤器是救星，可让我们远离丑闻，欺诈和其他形式的垃圾邮件，但有时它们确实会失败并吸引合法的电子邮件。避免垃圾邮件的一些建议包括：
- 避免同时包含问号和感叹号的主题行。
- 请勿使用“要求紧急回复”或“需要帮助”之类的短语。
- 保持休闲，避免过分正式的“尊敬的先生或女士”。
- 远离“高重要性”按钮，因为不幸的是，这是垃圾邮件发送者过度使用的策略。
没有一种解决方案能成功地满足所有电子邮件的需求，但是通过使用本文中提到的基于数据的策略，您应该有一个更好的路线图来利用我们非常依赖的业务工具。有时是否有某些规则的例外情况适用–当然！认为在讨论博士学位的更多细节时，这是不现实的。教授评估您的博士后研究金后，您将可以用150字以内的语言来传达信息，不要介意将其写在三年级。应用这些步骤肯定会帮助您更有效地处理电子邮件并生成所需的结果，但是即使是最优化的电子邮件也不会100％地获得答复，因此请查看最适合您的电子邮件并继续调整方法，直到找出最有效的方法。