对于任何传播专业人士而言，在国际贸易博览会上吸引媒体关注都是一项艰巨的任务。这些活动吸引了全球成百上千的行业领导者，因此对于所有参与者而言，争夺报道的竞争都非常激烈。
如我的经验所示，您拥有多少年的专业知识并不重要。每当出现问题时，都会破坏您的所有计划和期望。但这并不意味着您不应该制定策略。在混乱地管理所有事件的过程中，调整它总是更容易。
让我指导您完成一些关键步骤，这些步骤可以帮助您在贸易展览会上开展有效的宣传活动，并在遇到各种困难时保持镇定。
步骤1. 找到故事的角度
在草拟任何新闻稿或宣传稿之前，最好先清楚了解哪个角度对您的品牌有效，并为您带来高质量的媒体报道。要了解这一点，请花一些时间分析行业趋势和您打算覆盖的媒体。
- 选择与您的品牌产生共鸣的两三个趋势。
- 创建涵盖您的行业并阅读其文章的记者，工作人员作家列表。
- 确定公司产品至少可以部分解决的几个区域或国际特定行业问题。
之后，您将对当前的区域和国际趋势有一个全面的了解，并基本感觉到要在您的演讲稿或新闻稿中包含哪些内容，以使其与计划参加即将举行的活动的记者们息息相关。
假设您的公司在可持续性或绿色能源行业中工作。在这种情况下，您可以围绕一种产品进行宣传活动，以帮助当地社区缓解或解决他们所面临的环境挑战。
有时花几个小时阅读一些本地新闻网站就足够了，以了解您为广告系列选择哪个角度。
步骤2.找到当地的公关公司
假设在您从未工作过的区域进行贸易展览。在这种情况下，找到具有当地经验的当地公共关系代理或传播顾问总是有帮助的。这样可以为您节省大量时间，因为他们会说当地语言，知道合适的记者可以与他们联系，并且-非常重要-与他们一起生活在一个时区中。他们的建议可帮助您完美地调整故事角度并获得高质量的媒体关注。
如果您不知道如何找到当地的交流机构，请让我与您分享一些技巧：
- 查找最佳区域公关公司的几个列表
- 从顶部选择5-7家公司，并检查其网站和投资组合
- 创建所需服务的详细列表以及您期望从中获得的KPI
- 与公司联系，询问他们将收取多少费用
不要忘记要求10-15％的折扣。如果他们提供的报价不符合您的预算，请告诉他们有多少对您有用。有时，这很有帮助，因为公关公司要么接受金额，要么建议如何调整服务清单。通常，并非所有服务都是必需的，并且您的KPI也可以根据您的预算进行调整。
步骤3.与组委会合作
如果您从未与展会的传播团队合作，请立即开始。这些人负责媒体认证，并且确切地知道谁打算报道他们的活动。
- 与他们接触，并让您的公司成为行业领导者
- 向他们询问赞助方案和参加者的宣传机会
- 随时要求他们与您分享一些您想要宣传的出版物的新闻工作者的全名。
不保证您会收到他们的电子邮件，但是无论如何，如果您至少知道某些信息，则更容易找到联系方式。除此之外，您还可以阅读一些记者的文章，并创建个性化的宣传语来吸引他们的注意力。
步骤4.发送新闻稿
在任何贸易展览会之前，在活动举行之前制作所有沟通文件会很有帮助，包括公告，新闻稿和发布后新闻。我建议至少创建一些在活动期间可以轻松调整的草稿。每个团队成员在现场管理媒体关系都需要大量时间，最好不要浪费时间从头开始编写东西。
以下是活动期间您还需要哪些其他信息以最大化覆盖范围：
- 新闻材料包（您的发言人的传记，一些行业和公司特定的情况介绍，新闻稿）
- 口译员（如果您的讲者不懂当地语言）
- 摄影师，如果您想在发布后附加一些照片或通过社交媒体分享它们
为了使您的新闻公告脱颖而出，建议您在展会开始前几个小时将其发送出去。否则，它只会在信息量中消失。为了最大程度地进行沟通，您的团队成员之一还可以根据发言人的报价制作一些硬新闻，并在活动期间将其发送出去。
步骤5.在现场组织面试
如果要最大程度地增加文章数量，请尽最大可能组织一次采访。由于几乎所有报纸和电视频道每天都在监视他们的新闻提要，并利用其故事作为对特色故事进行更深层次的挖掘或引用的钩子，因此首先要与新闻社的记者接触。除此之外，这种方法可确保在各种本地或区域性在线或印刷出版物中进行多次重印。
以下是有关如何组织一次完美的现场采访的一些建议：
- 创建详细的问答，包括对面试中可能出现的矛盾问题的答案
- 与演讲者分享一些有关如何进行电视采访的提示
- 录音整个访谈。如果记者犯了一个错误，那么说服他们解决问题会更容易
- 如果没有，请问记者分享他们的电话号码。如果发生紧急情况，您将能够迅速联系到他们
除了采访之外，您的演讲者还可以为记者提供有关特定行业话题的简短评论。因此，请随时准备在活动期间可能出现的一些自发的媒体机会。
交易会上的宣传活动不是宣传的最简单方法。这就是为什么应该计划一切。尽管我会遇到很多困难，但这份基于我的动手经验的循序渐进指南可以帮助您有效地开展宣传活动。