去年，我们在组织内部和客户群中开展业务的方式发生了重大变化。这些变化中有许多不是新的发展，而是需要比我们预期的更快地适应新技术和系统。
视频会议是一种现有工具，当我们不得不与相距遥远的人们“见面”时，视频会议就得到了更多的利用。但是，由于对行动的持续限制以及许多人越来越偏僻的工作模式，它已成为我们团队和/或客户会议日常工作的基本组成部分。
对于那些以前从未真正使用过视频会议的人，有时还是会感到畏缩。尽管如此，视频会议还是值得掌握的，因为它不仅是主要的通讯工具，而且可以帮助推动转换率优化。
我们将探讨一些使用视频会议作为工具的小型企业的最佳实践。
1.技术准备
如果您计划召开一次重要的视频会议，则准备工作至关重要。这不仅涉及会议中将使用的材料，而且还涉及您将要使用的技术。总是值得在预定的视频会议之前对其进行测试，以检查一切是否正常。
在准备视频会议时要遵循检查表，尤其是重要的检查表，以确保一切顺利进行。考虑到这一点：
- 检查所有正在使用的相机和麦克风是否正常工作。对于与多个参与者的通话，请所有参与者也检查他们的设备。
- 确保有足够的照明，并且可以看到所有参与者的脸。这可以包括确保没有阳光直射，并使用百叶窗或窗帘（如果有）。
- 检查您是否有良好的信号，并且几乎没有停机的机会。如果信号是间歇性的并且影响视频通话的质量，可能会令人沮丧。
- 快速致电给朋友或同事。这可能在会议召开前不久或前一天。知道您具有良好的连接性是一个重要因素。
- 选择正确的软件。可能不需要昂贵的视频会议软件包，尤其是在预算有限的小型企业中。例如，查看免费的Slack替代方案是否适合您的需求。
- 其他技术也可能会有所帮助。现在，许多小型企业都使用VoIP（互联网协议语音）技术。再次，看看哪些选项适合您的预算。其中许多比Broadvoice更好。
- 确保您知道如何确保视频会议的安全性并遵守相关的数据保护法规。
2.礼节
很可能您已经在远程工作了一段时间。您可能习惯于随便地执行日常任务；您甚至可能整天都穿着睡衣。但是，当涉及到任何类型的视频会议（团队或客户）时，您应该穿得更好。尽管可能不需要正装，但至少要选择休闲装。
要记住的事情是，无论您的视频会议是基于工作的会议，还是您在家中或其他地方参加，您都应该以某种方式行事。虽然可以在团队会议中允许一定程度的非正式性，但是如果客户参与了通话，则应始终保持一定程度的礼节。
这里有一些要牢记的提示：
- 如果参加远程会议，至少要穿上休闲便装。如果基于办公室，则应保持标准的商务着装。
- 开始业务前进行对话。如果任何参与者彼此不认识，请他们自我介绍并陈述自己的角色。
- 避免分心。对于远程参与者而言，这是一个特别的危害。对于他们来说，请确保所有可能引起干扰的东西（宠物，孩子等）都挡不住。在基于办公室的情况下，请确保其他员工知道在进行中时请勿打扰您或进入会议室。
- 始终保持友好。这是一个商务电话，即使您不同意某人，也应在不引起任何声音或粗鲁的情况下辩论这一点。
- 在与其中一位参与者讲话时，请与该人保持目光接触。如果您要向小组讲话，请与所有人进行目光交流。
- 会议参加者将坐下时，如果您进行演示，则您可能会站着。在任何一种情况下，请确保您的肢体语言始终保持开放或中立。
- 将视频会议与面对面会议一样对待。无论您是主持会议还是参加者之一，都要准时。
3.位置
为会议选择一个合适的位置至关重要。如果在您的公司位置，请选择光线充足的房间，并且该房间可以容纳所有参与者。在开放的办公空间中举行会议意味着非参与者可能会产生噪音和干扰，因此请找到一个私人的空间，如果可能的话，不会有人经过。
如果您是从偏远地区参加会议，请找到一个安静的空间，该空间几乎不会分散您的注意力。您在家中的空间可能有限，其他人将不胜感激。尽可能找到中性的空间，在背景中没有混乱的空间。如果这很难做到，那么大多数视频会议软件都会提供一系列中性或商务背景。
如果在家工作，要注意的另一件事是房子里可能还有其他人。如果空间有限，请在通话过程中让他们将噪音降至最低，关闭收音机和电视，使手机静音等。远程工作提出了很多挑战，但创建一个临时安静的空间应该不会带来太大的困难。
4.材料准备
您的视频会议可能只涉及讨论，但是很有可能会提供材料和信息。尽管视频会议软件的一大优点是共享它们非常容易，但是如果像在现实生活中的会议中那样事先分发了任何相关材料，这也将有所帮助。
实时屏幕共享是整个团队查看信息的好方法，而提前发送准备好的材料则具有许多优势。例如，如果您计划与潜在客户进行视频通话，则几天前发送相关信息可以使他们提出任何问题，并希望在通话过程中做出积极而明智的决定。
当涉及到您的材料时，不要害怕冒险。尽管您可能不是史蒂文·斯皮尔伯格（Steven Spielberg），但许多可用的易于使用的视频编辑程序意味着您可以在演示文稿中添加一些真正的“哇”。
5.时机
在大多数情况下，您应该像面对面会议一样对待视频会议。要考虑的主要事情之一是时间。设置所有参与者都应该遵守的开始时间，并按照您在现实生活中的议程来制定议程。虽然我们都知道会议的召开时间可能比计划的要长，但设置大概的结束时间也很有用。
如果员工在远程工作，他们可能会按照与在办公室时不同的时间表进行工作。确保提前安排视频会议，并考虑潜在的日程安排冲突。尽可能提前安排会议，以便在需要时进行调整。
即使具有灵活性，也可能有些人无法参加。这是视频会议软件提供另一个巨大优势的地方。您可以记录整个会议，以便非与会者可以稍后进行。这意味着您拥有可以再次查看点以重新评估要点或评估整个会议的资源。